Como atraer auspiciadores de conferencias y eventos

Bueno, si sólo esto fuera una pregunta fácil de responder ...

Una cosa es segura: Obtener patrocinio para conferencias y ferias se ha vuelto mucho más difícil, con tantas opciones que los patrocinadores potenciales tienen, y tantos organizadores compitiendo por el patrocinio.

En términos muy generales, existe un dilema básico para los organizadores de eventos y patrocinadores. Cuando buscan patrocinio, los ORGANIZADORES generalmente quieren

• Dinero
• Tan fácil como sea posible
• Estandarizado
• Aparte de eso: Ninguna interferencia de los patrocinadores cuando se trata de la programación del evento (ponentes, sesiones, etc.)

El PATROCINADOR, por otro lado, suele pedir

• Exclusividad
• Una opinión en cuanto a contenido (discurso opps, temas destacados, estudios de caso)
• Ofertas individuales
• Tratamiento preferencial durante todo el evento

Durante mi estancia en una agencia patrocinadora y de relaciones públicas, trabajando para marcas como Volkswagen y Deutsche Post, he aprendido lo importante que son esos puntos para los patrocinadores. Como patrocinador potencial, de inmediato pones a un lado esas solicitudes donde crees que te envían una plantilla trillada y en la que los organizadores no han pensado ni un segundo acerca de sus requisitos de marca y posicionamiento.

Bueno, entonces, ¿cuáles serían algunas recomendaciones de cómo acercarse a posibles patrocinadores? Algunas sugerencias serias, en el sentido de una lista de cosas para tener en cuenta:

1. Cuando presentes una propuesta de patrocinio a un candidato potencial, SIEMPRE pon su logotipo en el pdf o ppt! Y asegúrese de usar el correcto y el actual.
2. Describa el público objetivo de su evento, pero no en un nivel genérico, pero en particular en qué medida se superpone con los grupos objetivo del patrocinador.
3. Compruebe en su sitio web si su patrocinador potencial apoya otros eventos, y de qué naturaleza son. ¿Qué puedes aprender de eso? ¿Hay una persona en particular, un tomador de decisiones o un departamento detrás de esos patrocinios?
4. ¿Qué puede averiguar sobre el posicionamiento de la marca y los valores de marca de su patrocinador objetivo? ¿Qué parte de eso encaja con el posicionamiento de su evento? Trate de crear una historia que combine los objetivos de su evento con los objetivos de su patrocinador.
5. Ser creativo. Desarrollar ofertas originales para diferenciarse de sus competidores. Por supuesto, eso también implica una cierta investigación sobre lo que sus competidores están ofreciendo realmente.
6. Inspírese en lo que otros organizadores (más allá del horizonte de su propia industria) han ofrecido. Echa un vistazo a las ofertas patrocinadoras de eventos como SXSW, Mobile World Congress, CES, y en particular las Conferencias TED. 
7. Cree algunas opciones de bajo presupuesto para los recién llegados a su industria. Ofrecemos un patrocinio de marca simple en nuestras conferencias, que es una especie de cuota de participación premium. Un patrocinador recibe un boleto de entrada, su logotipo en el sitio web, en el sitio, y su folleto en las bolsas de los asistentes. Nada lujoso, pero un buen hacedor de dinero.
8. Involucrar a los patrocinadores en el programa: Bueno ... ¿Por qué no ofrecer la oportunidad de dejar que un cliente de ellos hable? Eso es mucho más creíble y tiene un mayor impacto para el patrocinador, también.
9. Se Flexible. Tu debes tener una oferta claramente formulada cuando te acerques a un candidato, pero se lo suficientemente flexible como para adaptarla a sus demandas.
10. Después del evento: Envíe una carta de agradecimiento después del evento junto con una documentación (fotos, hechos y cifras, etc.).

Michael Heipel
15 Julio 2011