Software de Planeamiento de Recursos Empresariales (ERP)

Las bases de un Software de Planeamiento de Recursos Empresariales (Enterprise Resources Planning, ERP)

Comencemos por el principio. El ERP (Enterprise Resources Planning) pone en acción un concepto simple: administrar eficientemente cada área de tu negocio. Cuando se creo en los 90’s, ERP significaba la integración del planeamiento de recursos de fabricación, o MRP y algunos funciones administrativas de recursos humanos y contabilidad. En el fondo es la habilidad de igualar los inventarios con la demanda: programar operaciones de fabricación, crear órdenes de trabajo, rastrear manos de obra y materiales y enlazar la fabricación con otras áreas del negocio, tales como ventas y distribución, contabilidad, supervisión de la producción y reportes.

Desde sus inicios, el ERP se ha ampliado para abarcar muchas mas funciones. Mas aun, en adición a las funciones base de fabricación y oficina principal, el ERP se ha expandido para incluir elementos de administración de relaciones con clientes, sistemas de administración de almacenes, intercambio de datos electrónicos, y aun administración de calidad integrada, lo cual va mas allá de las cuatro paredes de la empresa. El termino ERP II identifica sistemas que integran estos nuevos temas en sistemas ERP.

El arreglo real
Que significa todos esto para los procesadores de plásticos? Que deberían buscar en un sistema ERP y en el proveedor que lo ofrece? Después de todo, aun algunos sistemas ERP que reclaman ser “específicos para plásticos” no tienen capacidades importantes, tales como supervisión de producción integrada en tiempo real, administración de relaciones con clientes y el control de calidad tan crítico para mantener ISO y otras certificaciones de calidad.

La fuerza de un sistema ERP radica en su habilidad para integrar tus procesos de negocios dentro de una sola fuente de datos. Escojamos un sistema que nos permita movernos rápidamente a través de todas las áreas del software en vez de usar un programa parchado del mejor software general.

Fijar metas realistas
Un bien sistema ERP puede hacernos un fabricante mas eficiente y preparar el terreno para el crecimiento futuro, pero no lo hará de la noche a la mañana. Antes de comenzar a buscar un nuevo sistema ERP, deberíamos ver que le falta a nuestro sistema actual, sea este computarizado o no, y usarlo como punto de partida de nuestra búsqueda. Un buen proveedor de ERP nos puede ayudar a definir y refinar nuestras metas y objetivos y hacer un borrador sobre como el software enfrenta estas metas y objetivos.

La Administración de las Relaciones con Clientes (CRM en ingles), es ahora estándar en muchos sistemas ERP. Para evitar una costosa adecuación e interfases problemáticas, asegurémonos que el CRM sea desarrollado por el proveedor del ERP, en vez que conseguir un parche de un tercer proveedor.

Buscar un software adecuado para nuestra industria o tipo de fabricación
Busca un programa adecuado para lo que haces. Tiene facilidad para crear nuevos proyectos? Tiene programación gráfica y te permite convertir ordenes de compra en ordenes de trabajo? Puede manejar las demandas especiales de un ambiente de fabricación por contrato? Si tu fábrica de moldes es parte de una organización mas grande, el ERP te permite enlazarte a esos otros tipos de fabricación? Hay muchos paquetes de software que reclaman ser específicos para plásticos, pero solo algunos pueden manejar los requerimientos específicos de los plásticos sin una costosa adecuación.

Algunos sistemas ERP avanzados ofrecen administración de calidad integrada tales como el protocolo de solicitud de acción correctiva, demostrado arriba, el cual es vital para obtener las certificaciones ISO y QS.

Escoger un proveedor que conozca nuestra industria
Podemos ahorrarnos muchos disgustos si empezamos nuestra selección con proveedores de ERP que tienen experiencia en los ambientes repetitivos de fabricación, tales como el procesamiento de plásticos. Pregúntales a los proveedores por sus referencias.

Escoger un ERP que ya integre los detalles que necesitamos
Cuando evaluemos paquetes ERP deberíamos buscar los detalles principales que vienen integrados dentro del precio de la etiqueta, así como aquellos que puede adicionarse conforme tu empresa crece. La experiencia muestra que puedes reducir el tiempo de implementación y al final tener un sistema más productivo si eliges un ERP que integra los detalles que necesitas en lugar de juntar un montón de software de otro proveedor. Muchas historias de horror comienzan y terminan haciendo que dos softwares se hablen entre ellos. La pasaras mejor si gastas menos tiempo entrelazando tu ERP con otros sistemas de software, tales como tu control de documentos y flujo de trabajo para ISO.

Si necesitas supervisión de producción en tiempo real, programación grafica, enlaces al archivo mayor contable, la habilidad para responder por los capacidad de los instrumentos relacionados, o “capaz de prometer” (una función que permite a los fabricantes evaluar el inventario actual y la capacidad para determinar una capacidad de cumplimiento), asegurarse que ellas estén integradas como características centrales. Mas importante aun, asegurarse que ellas estén en la misma base de datos de manera que no se termine administrando dos o tres juegos de datos. Crear una lista de prioridades de las funciones que se necesitan y graduar cada proveedor sobre su habilidad para llenar estas necesidades con su propia línea de productos.

Comprar lo que se necesitará en un año o mucho después
Esto es explicable, especialmente en una economía con crecimiento lento, que los procesadores plásticos quieran el sistema ERP mas barato disponible. Desafortunadamente, el viejo adagio “tu consigues lo que pagas” es especialmente cierto cuando se refiere a sistemas ERP.

Cuando se compra un sistema ERP se esta haciendo una inversión que afecta cada área del negocio desde ese punto hacia adelante. Quizás uno de los mas baratos o rebajados es ideal para la situación actual, pero tiene las características o la capacidad de ampliación que le permitirá crecer con el negocio a largo plazo? Proporciona la integración - entre las ordenes de ventas, el mayor general, y fabricación, por ejemplo – que se necesitan para hacer las operaciones mas eficientes? Viene el software con el soporte de implementación y entrenamiento crucial para el éxito del proyecto?

Seleccionar un sistema ERP que sea intuitivo y fácil de usar
Hemos ya leído lo materiales promocionales y hemos asistido a una demostración de ventas para el sistema ERP que promete todas las características que se necesitan. Entonces los usamos manualmente y nos damos cuenta que es difícil para navegar, imposible de saltar entre áreas diferentes del software y no esta relacionado con la forma como manejamos las operaciones de fabricación. El resultado: un desastre. No importa cuan sofisticado o funcional sea el software, si es que es difícil o lento de operar, entonces este puede probablemente eliminar muchas de las razones por las que hemos decidido instalar un sistema ERP en primer lugar. La facilidad de uso debe ser un factor principal en tu lista de evaluación de ERP. Si lo encuentras difícil de usar, es muy posible que también sea difícil de usar para los otros usuarios.

Exigir una garantía
Un famoso sabio una vez remarco, “Nada garantiza mejor que una garantía”. Seamos francos, aunque esperemos nunca llegar a eso, una garantía de devolución de dinero es tu carta en la manga si el sistema no funciona como se prometió. Algunos proveedores ofrecen garantías de 30 o 60 días, lo que es ni suficiente para cubrir el tiempo de instalación. Exigir por lo menos un año de garantía. Si no se ve progreso en las metas y objetivos del proyecto, no tengamos temor de usar la garantía.

Invertir en entrenamiento,
Una vez que termina la implementación, estamos listos para iniciar el uso del sistema y gozar de los beneficios del ERP. Sin embargo, el sistema tan bueno como la gente que lo usa. Mientras mas rápido puedan los usuarios del sistema aprovechar la capacidad completa del software, mas rápida será la recuperación de la inversión.

Para que esto pase, necesitamos asegurarnos que cada usuario del sistema entienda como trabaja el software en lo que respecta a su función de trabajo. Como parte del presupuesto del ERP, deberíamos separar un porcentaje para invertir en el entrenamiento continuo de los empleados. Muchos fabricantes emplean exitosamente el modelo “entrenar al entrenador” donde los empleados seleccionados llevan un extenso entrenamiento en el software y luego son responsables por el entrenamiento del personal del resto de la planta.

Si los costos de tiempo y viajes son aun muy altos para absorber, una excelente forma de entrenar los nuevos empleados o incidir en determinada área del software es vía Internet. Asegurémonos que nuestro proveedor de ERP pueda darnos opciones de entrenamiento económicas y efectivas que se adecuen a nuestras necesidades. También asegurémonos que nuestro proveedor pueda hacer una evaluación honesta de nuestros procesos de fabricación y que proporcione hojas de ruta para mejoras antes de que el software se instale. Busquemos certificaciones de organizaciones confiables para asegurarnos que durante la implementación del software se usen las mejores practicas. No pongamos un buen software encima de procesos malos.

Finalmente: No tengamos miedo de preguntar.
Un sistema ERP afectara cada área de nuestro negocio y las operaciones, desde la oficina principal hasta el almacén. Aun si la empresa es chica, tendrá un profundo efecto en como llevamos el negocio. Por tanto, es crucial que entendamos perfectamente que es lo que estamos comprando.

Un ERP es simple en teoría pero frecuentemente complejo en la practica, como se evidencia por la sopa alfabética de acrónimos que describen sus características y capacidades. Asegurémonos de tener respuestas para nuestras preguntas, y entender que es lo que hay detrás de la jerga técnica. Sigamos preguntando hasta obtener una respuesta. Después de todo, somos el cliente.

Obteniendo el ERP
El sistema ERP correcto puede hacer maravillas para nuestra rentabilidad en términos de costos de reducción de mano de obra, mejor eficiencia de programación, y uso de materiales y recursos y un mejor servicio al cliente. El retorno de inversión puede ser inmediato.

Sin embargo, si es mal implementado, el ERP puede traernos muchos dolores de cabeza y frustración. Para no caer en la trampa del ERP, aprendamos de la experiencia de otros, no tengamos miedo de preguntar y mucho más importante, estemos seguros de saber que queremos que el ERP haga antes de iniciar el proceso.