Mejores prácticas para determinar las especificaciones de maquinaria de embalaje

A la hora de comprar cualquier tipo de maquinaria de embalaje, conviene tener en cuenta estas mejores prácticas.

1. Documente y discuta sus necesidades. Toda compra de maquinaria debe comenzar con un profundo análisis de los requisitos especificados por el usuario, a fin de que no existan dudas que puedan demorar o retardar el proceso de armado del equipo. Las empresas de envasado de productos de consumo (GPC) a veces pasan por alto la etapa de diálogo con los proveedores respecto a ciertos aspectos críticos de la funcionalidad, por lo que estos aspectos a veces no se ven reflejados en las especificaciones. No solo es una buena idea documentar todos los detalles, sino que también es importante llevar a cabo un seguimiento con teleconferencias y chequeos frecuentes. Algunos expertos consideran que es importante administrar al proveedor y al armado de la máquina como si fueran un proyecto, llegando incluso a establecer fechas y obtener los nombres del personal del proveedor responsable por el cumplimiento de estas fechas.

2. Involucre a los operarios y técnicos desde el principio. Los equipos multidisciplinarios están generalmente integrados por empleados con funciones muy distintas a las utilizadas en la planta de producción. Si bien los ejecutivos son responsables, como corresponde, de la toma de decisiones sobre máquinas específicas, los aportes de los operarios, técnicos y mecánicos (así como de los proveedores de envases, películas o materiales), pueden evitar pasos en falso que impliquen reconstruir piezas en pleno desarrollo de un proyecto. Una forma de involucrar al personal de planta consiste en colgar los planos en la sala de descanso durante un par de semanas antes de comprar equipos para una línea nueva. Los operarios pueden tomar la iniciativa, participar y realizar anotaciones directamente en los planos, y su conocimiento específico del espacio de la planta puede ser muy esclarecedor (y nada obvio) para alguien que no pasa ocho horas al día en la planta.

3. Considere la flexibilidad de los equipos para otras aplicaciones. No suponga que los requisitos que está analizando son para un único embalaje. Es muy probable que dentro de un año alguien del departamento de marketing le pida un embalaje de diferente tamaño. Todas sus suposiciones iniciales dejan de ser válidas y, de pronto, su equipo tiene una capacidad limitada. Usted será el responsable por no haber previsto esta situación. Es muy común que se instalen líneas de alta velocidad que no cuentan con la suficiente flexibilidad como para permitir cambios. Supongamos que un producto de
consumo cambia de un paquete de doce a un paquete de seis; de alguna forma es necesario lograr una producción mayor para acomodar estos grupos de seis o cuatro en la misma máquina, por lo que es necesario tener mayor previsión al momento de determinar las especificaciones del equipo.

4. No se limite a repetir lo que hizo antes. Si bien esto es más sencillo y conveniente, además de menos riesgoso, implica que no tomará contacto con nuevas tecnologías o proveedores que pueden brindarle a su emprendimiento ventajas significativas en cuanto a precios y reducción de tiempos. En el caso de máquinas nuevas, desconocidas para la empresa, asegúrese de que el personal de mantenimiento tenga acceso a toda la documentación que necesita.

5. No se enamore de la tecnología. En última instancia, la maquinaria elegida depende del producto: abandone su papel de ingeniero y piense como un empresario. Si elige la maquinaria puramente desde el punto de vista de la ingeniería, es posible que se enamore de una tecnología realmente genial. Pero si piensa como un empresario, encontrará la herramienta adecuada para su problema. Y esa no es necesariamente la máquina más barata, sino la máquina que complementa mejor su producto. La idea de que una sola máquina es «buena» solo por tener un precio ligeramente más bajo, o mucho más bajo, realmente puede acarrear problemas. Al tratar de ahorrar dinero ahora, usted puede terminar gastando más en el futuro debido al tiempo muerto de la máquina, su escasa asistencia
técnica, falta de disponibilidad de repuestos, insuficiente precisión o desperdicio de material (tanto en producto como en materiales de embalaje), y así sucesivamente. Compre el equipo adecuado para su producto.

6. Determine los requisitos de velocidad. Esto se puede desglosar en varios elementos: producción (nominal, paso a paso y pico), así como la velocidad de la banda transportadora. Determine dos requisitos de velocidad: la velocidad necesaria para producir suficiente producto para el lanzamiento inicial, y la velocidad necesaria para una producción constante. La estrategia global para abordar este problema consiste en equilibrar las necesidades a corto y largo plazo. Trate de incorporar un excedente de capacidad (15% es una buena regla general) para acomodar futuros crecimientos. La determinación de los requisitos de velocidad para máquinas puede ser arriesgado y suele dar lugar a muchas opiniones encontradas. Si la primera máquina tiene una capacidad X, y la siguiente funciona
con un 15% más de capacidad, cuando se alcanza el fin de la línea en realidad la máquina está funcionando a más del doble de capacidad de lo que se necesita. Además, los proveedores tienden a exagerar lo que la máquina puede hacer. Si una máquina supuestamente tiene una capacidad de 30 cajas por minuto, en realidad tal vez tenga capacidad para realizar 26 correctamente. Por lo tanto, esa máquina presenta un cuello de botella en 30 unidades. Si realmente necesita 30, considere diseñar la maquinaria para 35. Si hace funcionar una máquina un poco por debajo de la capacidad para la cual fue diseñada, en general logrará un funcionamiento más uniforme y confiable.

7. Ponga los costos en una perspectiva correcta. Cuando realiza su primera investigación de proveedores, no descarte una máquina solamente por su precio. El precio de un fabricante puede incluir más opciones en relación a otros fabricantes. Además, no elija automáticamente la máquina más barata, ya que es posible que termine pagando más debido a su poca confiabilidad. El costo inicial resulta ser insignificante si se tienen en cuenta todos estos temas: ¿Qué tan dispuesto y capaz se muestra el fabricante para personalizar la máquina de acuerdo a sus necesidades? Todas las fábricas son diferentes; ¿el fabricante puede realizar ajustes para adaptarse a eso? Si usted tiene aire sucio y harina por todos lados, ¿ellos pueden adaptarse a su sistema y su entorno? ¿Qué tan dispuestos están a hacer eso? En suma, muchos expertos consideran que comprar máquinas basándose solo en su precio es una mala idea; si bien es un criterio importante, no lo consideran siquiera entre los cinco primeros. Es posible que termine gastando más dinero a largo plazo si necesita modificar una máquina de bajo costo o debe lograr que funcione en su aplicación.

8. Lleve a cabo evaluaciones de riesgo en forma permanente. Una de las mejores prácticas menos usada es la revisión mensual de su evaluación de riesgos a lo largo del proyecto. El hecho de cuestionar continuamente dónde las cosas pueden ir mal no siempre evita los problemas. Pero haber considerado todos los peligros posibles, además de contar con planes de contingencia, sin duda lo prepara para enfrentar todos los problemas que surjan.

9. No ahorre en capacitación. Considere enviar a su personal de producción a la fábrica del proveedor para recibir capacitación a fondo sobre el equipo y su seguridad, durante o independientemente de las pruebas de aceptación en fábrica. No solo vale la pena, sino que también le brinda al fabricante del equipo más información para diseñar mejores máquinas e interfaces para los operarios. También es fundamental programar una capacitación de seguimiento, ya sea para reforzar ciertos temas una vez que el equipo haya estado en funcionamiento durante un tiempo, o bien para hacer frente a los problemas que pudieran haber surgido. Asegúrese de especificar ambos tipos de capacitación como parte de sus requisitos. Es fundamental contar con capacitadores con experiencia real en planta. El mejor programa de capacitación incluye una combinación de formación en el aula y en la planta.

10. Planifique las piezas de repuesto. Asegúrese de que sus especificaciones incluyen la identificación de piezas que suelen gastarse, y que el proveedor le garantice que esas piezas estarán siempre disponibles en su inventario.

11. Preste atención a los contratos de servicios. Asegúrese también de establecer buenas prácticas de mantenimiento preventivo y de horarios para minimizar el tiempo muerto.

12. No ponga al proveedor en un callejón sin salida. No obligue al proveedor a prometer algo que no puede cumplir. Algunos proveedores se ven tentados, con la mejor de las intenciones, a aceptar condiciones que ambas partes saben que no son realistas. Esto solo puede tener como resultado a largo plazo un incumplimiento de ambas partes.

13. Considere la posibilidad de subcontratar en lugar de usar recursos internos. No es necesario instalar una línea de producción para cada producto nuevo, sobre todo si la longevidad de ese producto no está nada clara. Averigüe si alguien más, como puede ser un subcontratista de embalaje, puede hacer ese proyecto mejor que usted, o en forma más económica, a fin de ahorrarse la inversión de capital. Otras consideraciones son si el período de lanzamiento es muy acotado, o si este proyecto usa en forma óptima el espacio en planta que podría tal vez dedicarse a otro proyecto. 

Referencias:
Manual de Empaquetamiento
Packaging World
Octubre 2016